契約書管理の顧客対応の迅速化や負担を軽くする、BCP対策などを目的に、

多くの企業が契約書の電子化に取り組もうとしています。

 

しかし、計画もなく複合機などを使って電子化を進めると、たいていは頓挫し、

失敗に終わります。

 

電子化を成功させるには、事前の現状把握、仕様を含めた計画を行い、

作業中は、品質がOKか、問題はないか、進捗管理を確実に行う必要があります。

 

私たちは、1999年から社内文書の電子化を開始し、電子化の有資格者が、

適切なフォルダ体系、ファイル名、タグ(付属情報)の登録をご提案します。

 

また、カンタンに検索できるExcelを使った検索システムをご提案しています。

 

検索時間の短縮、バックアップ体制の確立、保管コストの削減が可能です。

 

デモ・ご相談は、無料ですので、お気軽にご連絡ください。

 

TEL：092-551-5676（平日9時から18時）

 

契約書をスキャンして保存する場合の法的要件

おすすめの保存・データ活用法

 

税法上、契約書、見積書、注文書、領収書等の取引に係る書類は、

最低でも７年間保存する義務があります（法人税法施行規則59条ほか）。

 

スキャンセンターでは契約書のスキャンにおいて、

「原本を別途保管しておいた上でスキャンする」方法を

ご提案しています。

 

その理由は？

スキャナ保存における「真実性の確保」要件が非常に厳しいこと。

 

「真実性の確保」要件の中でも「1.速やかなスキャニング」

「3.認定タイムスタンプ付与」の要件が必須となっており、

紙で契約書を締結し、保管している（3日や7日以上：実際には数年になります）

契約書では、要件を満たさないからです。

 

原本として紙の契約書を倉庫等に保管し、契約書に書かれた情報をいつでも・どこでもアクセスできるようにする目的でデジタルデータ化する場合は、法律要件の対象外となり、まったく問題ありません。

 

 

画像確認システムには、原本（紙）の保管場所を登録できますので、

原本を確認したい場合には、スムーズに検索・確認ができます。