膨大な書類の中から必要なものを探すのには、たくさんの時間と手間がかかります。

電子化してあれば、数秒で必要な書類（データ）に
たどり着くことができます。

またキーワードで検索すれば、関連する電子データを

すべて探し出すことができます。

法令遵守による信頼性の維持や訴訟対策などにより、
コンプライアンス強化が意識されている現在、電子データを管理する重要性が増しています。

電子化されたデータのバックアップを取っておくことで、
災害時のBCP対策(事業継続計画)も同時に実現できる
ため、リスクマネジメントの観点でもメリットがあります。

オフィスから書類がなくなり、キャビネットなどの収納スペースが要らなくなることです。

電子データをサーバーやクラウドに保存することで、高い賃料を払って書類保管のために現在使用しているスペースを削減し、他の用途に転用できます。

社内で電子化するとしても、外部にアウトソースするにしても、どちらも膨大な費用（コスト）が発生します。

社内で電子化する場合、例えば派遣社員を雇ったり、複合機を購入したり、作業・保管場所を確保したりすることで、予想以上の費用が発生する可能性が高まります。

特に過去から溜まり続けてきた書類は膨大な量があるので、

電子化に際しては責任者や担当者を設けて、電子化のルール

体系をつくる必要があります。

電子化しても、一定の要件を満たさないと紙が

捨てられない書類もあります。

社内で最も多く発生する経理関係書類は「電子帳簿保存法」の要件を満たさないと電子化しても有効と認められません。

そのためには、税務署に申請をし、要件を満たした専用の

システムを導入したり、社内規程を整備したりしなければなりません。

単に社内でスキャンしてPDFにしただけでは、紙の書類を全部捨てられるわけではありません。

電子化しても、紙で保管していた時と同様、必要な時に必要なものを探せなければ、電子化した意味がありません。

電子化したデータにファイル名を付与したり、

フォルダや階層を分けたりして、整理する必要が

あります。

電子データの管理は、目に見えないだけに、紙の書類よりもむしろ大変かもしれません。

スキャンセンターでは、データ管理のご相談を有資格者がお受けしております。